Quels sont les formalités liées à l’embauche d'un salarié

Si la phase de récrutement est particulièrement délicate et parfois longue, l'employeur n'est pas au bout de son périple.

En effet, une fois le salarié choisi, il reste des démarches et non des moindres.

Ainsi il appartient à l'employeur de respecter scrupuleusement un certain nombre de prescriptions légales au risque d'être hors la loi avec d'importantes conséquences pour son entreprise.

Concernant la déclaration d’embauche, s’il ne respecte pas ses formalités, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.

Selon l’article L 8221-5 du code du Travail :

« Est réputé travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié le fait pour tout employeur :
1° Soit de se soustraire intentionnellement à l'accomplissement de la formalité prévue à l'article L. 1221-10, relatif à la déclaration préalable à l'embauche ;
2° Soit de se soustraire intentionnellement à l'accomplissement de la formalité prévue à l'article L. 3243-2, relatif à la délivrance d'un bulletin de paie, ou de mentionner sur ce dernier un nombre d'heures de travail inférieur à celui réellement accompli, si cette mention ne résulte pas d'une convention ou d'un accord collectif d'aménagement du temps de travail conclu en application du titre II du livre Ier de la troisième partie ».

De manière surabondante, l’article L 8223-1 du Code du travail prévoit une indemnisation à hauteur de 6 mois de salaire.

La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE est un support rempli par l'employeur et adressé à l'URSSAF dont l'entreprise relève. En principe, elle est remplie par voie électronique.

 

• Dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale ;

• Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d’identification s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;

• Date et heure d’embauche ;

• Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois ;

• Lorsqu’il s’agit de l’embauche d’un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de MSA des cotisations dues pour l’emploi de salariés agricoles, à l’affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l’organisation de l’examen médical d’embauche prévu à l’article R. 717-14 du même code.

• Immatriculation du salarié à la sécurité sociale s’il ne l’est pas,

• Immatriculation de l’employeur à la sécurité sociale si c’est une première embauche,

• Affiliation à l’assurance chômage pour un premier salarié,

• Déclaration nominative préalable à l’embauche,

• Adhésion à un service de santé au travail,

• Déclaration d’embauche du salarié auprès de ce service de santé pour une visite médicale obligatoire,

• Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales de l’entreprise sur support papier.

• Ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux,
• Etre couvert en cas d’accident du travail de votre salarié,
• Bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels,
• Eviter toute sanction.

Les formalités liées à l'embauche pour un salarié 
 

L'obligation principale du salarié est la visite médicale obligatoire.

• de rechercher si le salarié n’est pas atteint d’une affection dangereuse pour les autres salariés,

• de s’assurer qu’il est médicalement apte au poste proposé,

• de proposer éventuellement des adaptations au poste.

• 
A l’issue de la visite médicale d’embauche, le médecin du travail établit une fiche d’aptitude.

• L’employeur encourt des sanctions pénales s’il n’organise pas les visites d’embauche. De plus, 
si l’employeur omet d’organiser ou organise avec retard la visite médicale d’embauche, et s’il survient un accident du travail, l’absence de visite pourra être invoquée à l’appui de la reconnaissance d’une faute inexcusable de l’employeur.

• 
Si la visite révèle tardivement (après la période d’essai) que le salarié est inapte à son poste, l’employeur ne pourra invoquer un vice du consentement pour faire annuler le contrat. En effet le salarié n’a pas à renseigner l’employeur sur son état de santé, ces renseignements ne pouvant être confiés qu’au médecin du travail.

• Si l’inaptitude révélée oblige l’employeur à licencier, il ne pourra pas justifier le licenciement par l’inaptitude qu’il n’a pas pris soin de vérifier lors de l’embauche. Il pourra rechercher un poste de reclassement. Sinon l’employeur devra licencier sans cause réelle et sérieuse  avec les conséquences induites et devra payer l’indemnité de préavis (voir pour mieux comprendre le cours sur le licenciement)